Verfügbarkeitsmanagement für Mitarbeiter von Impfzentren
DER GEWINN FÜR DAS BRK HAßBERGE
Erhebliche Zeitersparnis, einfachere und übersichtlichere Einsatzplanung. Das Tool erleichtert die Abeit deutlich und ersetzt eine aufwendige Kommunikation.
KUNDE
Kreisverband
Die Ausgangslage
Der Kreisverband betreibt zwei Impfzentren mit insgesamt 70 Mitarbeitern. Zu Beginn wurde das Schicht- und Verfügbarkeitsmanagement über E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und Excel-Listen organisiert. Schnell zeigte sich, dass diese Vorgehensweise ineffizient war: Die Verwaltung der Schichten war zeitaufwendig, fehleranfällig und führte zu einem erhöhten Kommunikationsaufwand. Es fehlte eine zentrale Lösung, die eine schnelle, transparente und verlässliche Planung ermöglicht.
Unser Ansatz
Um den administrativen Aufwand zu reduzieren und eine effiziente Schichtplanung sicherzustellen, entwickelte MATHEMA eine passgenaue Webanwendung. Ziel war es, den gesamten Prozess des Verfügbarkeitsmanagements zu digitalisieren und sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Disponenten eine einfache, benutzerfreundliche Lösung bereitzustellen.
Die Umsetzung
Innerhalb kürzester Zeit wurde eine webbasierte Anwendung entwickelt, die den gesamten Planungsprozess optimiert. Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit für definierte Schichten direkt in der Anwendung eintragen und erhalten eine Übersicht über ihre gebuchten Schichten. Die Disponenten wiederum können Schichten effizient planen, freie Plätze besetzen und jederzeit eine aktuelle Übersicht über die Personalverfügbarkeit abrufen. Falls eine Schicht kurzfristig abgesagt werden muss, werden die betroffenen Mitarbeiter automatisch benachrichtigt.
Der Mehrwert
Durch die Einführung der Webanwendung konnte der Kreisverband seine Schichtplanung erheblich vereinfachen und den administrativen Aufwand deutlich reduzieren. Die transparente und digitale Organisation führte zu einer besseren Planbarkeit und minimierte Fehlerquellen, die zuvor durch manuelle Abstimmungen entstanden. Zudem konnte die Reaktionszeit auf Änderungen im Dienstplan verkürzt werden, wodurch sich die betriebliche Effizienz der Impfzentren insgesamt verbesserte.
"Dank der unkomplizierten Umsetzung konnte innerhalb kürzester Zeit eine Anwendung eingesetzt werden, welche die Einsatzplanung deutlich beschleunigt hat. Das Tool ersetzt eine aufwendige Kommunikation und führt sehr schnell zu dem gewünschten Ergebnis.
Wir können uns eine Einsatzplanung ohne diese Software nicht mehr vorstellen, sie ist nahezu essenziell geworden für uns und wir bedanken uns ausdrücklich bei Fabian Witt für die ständige Erreichbarkeit und sofortige Umsetzung – auch über die Weihnachtsfeiertage."
